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Elektronischer Rechtsverkehr

Vorbemerkung

Auf Grundlage der zum 1. Januar 2018 in Kraft getretenen Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV) wurde an allen niedersächsischen Gerichten die Möglichkeit geschaffen, in fast allen gerichtlichen Verfahren eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation durchzuführen. Dies gilt nach § 753 Abs. 4 ZPO auch für die elektronische Kommunikation mit Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollziehern. Nur der elektronische Zugang zu den Grundbuchämtern, dem Schiffs- und Luftfahrzeugregister sowie dem Staatsgerichtshof ist noch nicht möglich.

Hinweis:

Zum 1. Januar 2022 wird eine Änderung der Regelungen zur elektronischen Kommunikation zwischen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts, und der Justiz in Kraft treten.

§ 130d ZPO, § 52d FGO, § 55d VwGO, § 14b FamFG, § 65d SGG und § 46g ArbGG werden in der dann geltenden Fassung vorsehen, dass die oben genannten Einreicher vorbereitende Schriftsätze sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen zwingend als elektronische Dokumente bei Gericht einzureichen haben. Über § 753 Abs. 5 ZPO wird dies auch für die Kommunikation zwischen den professionellen Einreichern und den Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollziehern gelten. Das Wahlrecht zwischen papierener und elektronischer Einreichung wird mit Ablauf des 31. Dezember 2021 erlöschen. Der sogenannte obligatorische elektronische Rechtsverkehr wird ab dem 1. Januar 2022 zu einer aktiven Nutzungspflicht führen.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten für eine rechtsverbindliche Kommunikation mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften. Einige davon sind auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt. Die folgende Auflistung soll Ihnen dabei helfen, den für Sie geeigneten Weg der elektronischen Kommunikation mit der niedersächsischen Justiz auszuwählen.

1. Bürgerinnen und Bürger

Die elektronisch geführte Kommunikation ist bereits in vielen Bereichen fester Bestandteil des Alltags geworden. Der elektronische Rechtsverkehr ermöglicht eine sichere und rechtsverbindliche Kommunikation mit den Gerichten. Dazu müssen bestimmte Regeln, technische Vorgaben und Standards beachten werden. Die Kommunikation über ein gewöhnliches E-Mail-Postfach erfüllt diese Voraussetzungen nicht.

Daher stehen den Bürgerinnen und Bürgern für die sichere und rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Justiz - soweit diese durch Rechtsverordnung grundsätzlich zugelassen ist (vgl. Nr. 7) - das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und die De-Mail zur Verfügung.

a. EGVP

Das EGVP nutzt den Standard „Online Services Computer Interface“ (OSCI) und gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Weitere Informationen zu OSCI finden Sie auf der Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Um Nachrichten an die Justiz über das EGVP senden zu können, benötigen Sie eine Software, welche auf Ihrem Rechner installiert werden muss.

Dabei empfehlen wir die Nutzung einer der zugelassenen Anwendung. Unter dem folgenden Link finden Sie Informationen zu den zugelassenen Anwendungen.

Beim ersten Aufruf der Software werden Sie nach einem eventuell vorhandenen Postfach gefragt. Sollten Sie noch kein EGVP-Postfach eingerichtet haben, besteht hier die Möglichkeit, die Einrichtung eines neuen Postfaches vorzunehmen.

Auf der Seite https://egvp.justiz.de finden Sie allgemeine und nähere Information zum EGVP.

Wichtiger Hinweis

Für die rechtsverbindliche Nutzung des EGVP ist es notwendig, die einzureichenden elektronischen Dokumente jeweils einzeln qualifiziert elektronisch zu signieren. Dieser Schritt bildet elektronisch die persönliche Unterschrift ab. Nähere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.

b. De-Mail

Alternativ zum EGVP steht Ihnen De-Mail für die Kommunikation mit der Justiz zur Verfügung. Dafür müssen Sie ein spezielles De-Mail-Postfach einrichten. Nähere Informationen zu De-Mail und den Diensteanbietern erhalten Sie auf den Internetseiten des De-Mail Informationsportals.

Für die rechtssichere Übermittlung ist die absenderbestätigte De-Mail vorgeschrieben. Bei der absenderbestätigten De-Mail benötigen Sie keine qualifizierte elektronische Signatur der elektronischen Dokumente. Es genügt die sogenannte einfache elektronische Signatur. Eine einfache Signatur können Sie durch die Aufnahme Ihres Namens, zum Beispiel in die Grußformel am Ende des Dokumentes vornehmen. Weitere technische Geräte sind nicht erforderlich.

Wichtiger Hinweis

Für die Einrichtung einer De-Mail-Adresse müssen Sie sich registrieren lassen. Dies wird mit Eröffnung des De-Mail-Kontos in der Regel automatisch angestoßen und ist nötig, damit die Justiz nachvollziehen kann, dass die Nachricht wirklich von Ihnen abgesandt wurde.

Eine rechtlich wirksame Einreichung von elektronischen Dokumenten kommt nur mit der absenderbestätigten De-Mail zu Stande. Diese Option ist nicht der Standard und daher ggf. bei jeder Nachricht separat auszuwählen. Bei der absenderbestätigten De-Mail weist der Absender nach, dass er sich sicher am De-Mail-Postfach angemeldet hat. Diese persönliche Anmeldung wird dann dem Empfänger der Nachricht durch den Diensteanbieter bestätigt.

Bei der Nutzung von De-Mail entstehen möglicherweise auch für den Versand von Nachrichten Kosten.

Näheres dazu erfahren Sie bei dem von Ihnen gewählten De-Mail-Diensteanbieter.

2. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte

Für die Anwaltschaft ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) als sicherer Übermittlungsweg vorgesehen. Das beA wird den Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten durch die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zur Verfügung gestellt. Eine einfache elektronische Signatur reicht in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7) zur rechtlich wirksamen Einreichung von elektronischen Dokumenten und Dateien aus. Nutzbar sind daneben aber auch das EGVP mit qualifizierter elektronischer Signatur der elektronischen Dokumente und die absenderbestätigte De-Mail.

Für nähere Informationen hat die BRAK eine Internetseite eingerichtet.

3. Notarinnen und Notare

Die Bundesnotarkammer (BNotK) stellt den Notarinnen und Notaren analog zum beA ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) bereit. Das beN ist nach den Verfahrensordnungen ebenfalls ein sicherer Übermittlungsweg in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7). Nutzbar sind daneben aber auch das EGVP und die De-Mail.

Für nähere Informationen können Sie die Bundesnotarkammer oder die örtlichen Notarkammern kontaktieren.

4. Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts

Für die Kommunikation mit der Justiz steht Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7) das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) zur Verfügung. Dessen Nutzung gilt ebenfalls als sicherer Übermittlungsweg. Für die Einrichtung des beBPo für die niedersächsischen Behörden, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts ist der Landesbetrieb IT.Niedersachsen als Prüfstelle beauftragt worden. Weitere Informationen zur Beauftragung und Einrichtung finden Sie auf den Internetseiten des IT.N zum beBPo.

5. Alle übrigen Kommunikationspartner

Alle Sachverständigen, Gutachterinnen und Gutachter, Unternehmen, Verbände etc. können dieselben Wege wie die Bürgerinnen und Bürger nutzen.

6. Unabhängig von der Wahl des Übermittlungsweges zu beachtende Faktoren

a) Es wird dringend die Verwendung des strukturierten Datensatzes XJustiz empfohlen. Sofern Sie eine Kanzleisoftware nutzen, wird dies womöglich von der Programmierung einer Schnittstelle abhängen. Sofern Sie diesbezüglich Fragen haben, setzen Sie sich bitte mit dem Hersteller Ihrer Kanzleisoftware in Verbindung.

b) Beim Ausfüllen der Felder im EGVP, beA, beN, beBPo und De-Mail ist bei der Angabe gerichtlicher und/oder eigener Aktenzeichen auf Leerzeichen zu achten. Ist ein gerichtliches Aktenzeichen nicht bekannt, bezeichnen Sie Ihre Nachricht bitte im Betreff mit einem Schlagwort (zum Beispiel: Klage, Beschwerde, Berufung oder nur Neu). Dort können Sie auch auf eine besondere Eilbedürftigkeit hinweisen (zum Beispiel: Eilt, Einstweilige Verfügung). Das Feld „Nachricht" ist nicht zu verwenden.

c) Verwenden Sie als Dateiformat ausschließlich PDF oder TIFF. Die Dateiformate müssen den nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV bekannt gemachten Versionen entsprechen. Die aktuelle Bekanntmachung finden Sie auf dem Justizportal des Bundes und der Länder. Seit dem 1. Juli 2019 sind zu übermittelnde elektronische Dokumente in durchsuchbarer Form einzureichen. Das heißt, dass die Inhalte gescannter Dokumente, die meistens nur als Bild digitalisiert werden, vor der Übermittlung mittels OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) in Texte umgewandelt werden müssen.

d) Bei der Zusammenstellung der Dateien gilt, dass jeweils nur ein Dokument je Datei erstellt werden soll. Dies gilt sowohl für den Schriftsatz als auch für etwaige Anlagen. Sehen Sie davon ab, ein sogenanntes „Anlagenkonvolut" in einer Datei zusammenzufassen. Es können aktuell bis zu 100 Dateien in einer Sendung an das Gericht im elektronischen Rechtsverkehr übermittelt werden.

e) Benennung der Dateien. Der Dateiname soll einen Rückschluss auf den Inhalt der Datei zulassen („sprechender Dateiname"). Für die Dateibenennung können alle Buchstaben des deutschen Alphabets (einschließlich der Umlaute ä, ö und ü sowie des Buchstabens ß), alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus genutzt werden. Punkte sind nur als Trennzeichen zwischen Dateiname und Dateinamenserweiterung (zum Beispiel: „Text.pdf“) vorgesehen. Die Aufnahme des Zeitpunkts der Erstellung der Datei im Format JJJJ-MM-TT im Dateinamen ist sinnvoll, um eine Überspeicherung älterer Dateien zu verhindern. Bei der Benennung von Anlagen kann die bisherige Systematik aus der Papierwelt übernommen werden.

Schließlich ist es für eine geordnete Ablage und einen geordneten Ausdruck sinnvoll, mit dem Dateinamen eine Nummerierung der Dokumente zu verbinden. Diese könnten zum Beispiel lauten: „00_Klageschrift_2019-09-01.pdf“, „01_Anlage_K1_2019-08-29.pdf“, „02_Anlage_K2_2019-09-15.pdf“ usw.

Bitte beachten Sie dabei, dass die Dateinamen eine Länge von 90 Zeichen inklusive Dateinamenserweiterung (zum Beispiel: „.pdf“) nicht überschreiten sollten.

f) In § 5 Abs. 1 ERVV sind die zulässigen Dateiformate, Begrenzungen des Volumens und der Anzahl der einreichbaren Dokumente, Regelungen zur Verwendung physischer Datenträger und zu Formen der qualifizierten elektronischen Signatur vorgegeben. Den jeweiligen aktuellen Inhalt der Regelungen entnehmen Sie bitte der Seite zum elektronischen Rechtsverkehr. Unabhängig davon sollten die zu übersendenden Dateien eine möglichst geringe Größe aufweisen. Dies gilt insbesondere für eingescannte Texte. Diese müssen gut lesbar sein, was bei der Wahl der Scanner-Auflösung berücksichtigt werden sollte. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungsdauer. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden allerdings beanstandet.

g) Eine etwaige qualifizierte elektronische Signatur (qeS) muss sich auf einzelne Dateien beziehen, eine sogenannte Container-Signatur gemeinsam für mehrere Dateien ist gemäß § 4 Abs. 2 ERVV unzulässig.

h) Im Falle der elektronischen Beantragung von Prozesskostenhilfe ist gemäß § 117 Abs. 3 und 4 ZPO für die Erklärung über die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse das hierfür vorgesehene Formular zu verwenden. Dieses sollte dann von der Antragstellerin oder dem Antragsteller qualifiziert elektronisch signiert oder ggf. über das beA einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts eingereicht werden.

Nebenstehend finden Sie eine Checkliste für die elektronische Kommunikation mit der Justiz, die die oben aufgeführten Anforderungen zusammenfasst.

7. Landesrechtlich geregelte Verfahrensarten

Von der ERVV (des Bundes) nicht erfasst sind vor allem der elektronische Rechtsverkehr in allen Verfahren der Handelsregister-, Genossenschaftsregister-, Vereinsregister- und Partnerschaftsregistersachen sowie die Einreichung von Tabellen und Verzeichnissen in insolvenzrechtlichen Verfahren. Für diese Rechtsgebiete gilt zunächst weiterhin die .

Sie können unter beiden Verordnungen auf elektronischem Weg mit der Justiz wie oben dargelegt kommunizieren. Es bestehen geringe Unterschiede bei den technischen Anforderungen hinsichtlich der Dateiformate, der maximalen Dateigröße und der Anbringung der elektronischen Signaturen. Sofern Sie sich an die oben aufgeführten Vorgaben halten, erfolgt nach beiden Verordnungen eine ordnungsgemäße Einreichung des elektronischen Dokuments.

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